Ein Projekt von Anfang bis Ende.
Am Beispiel des Festivals aus der Demo: vom ersten Satz bis zur geprüften Rechnung. So läuft jedes Projekt, in dem viele Firmen und Dienstleister etwas liefern – ein Messeauftritt, ein Dreh oder eine Eröffnung genauso.
Sommerfestival Stadtpark
BeispielBuchungsfensterBriefing in ArbeitBriefing fertigbeauftragtgeplant
Ein Sommerfestival im Stadtpark
8.000 Gäste pro Tag, Budget 450.000 € netto. Die Bühne ist bei Bühnenbau Nord beauftragt, für Licht und Ton liegen zwei Angebote vor, Catering, Security und Sanitär sind offen und sollen in den nächsten Monaten beauftragt werden.
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Leistungen mit Buchungsfenstern
Upp erkennt die Leistungen und ihren Stand, plant Etappen wie Aufbau und Festival und setzt Fenster wie „Beauftragung Catering bis …“. Dazu schlägt es übliche Genehmigungen vor, jeweils mit „bitte prüfen“.
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Anfragen mit Briefing
Catering bei zwei Anbietern auf einmal anfragen – mit Zeitraum, Ort, Frist und Ihrem Briefing. Jede Anfrage liegt zuerst als Entwurf bei Ihnen. So kommt sie beim Caterer an:
Eine Anfrage-Mail von Upp an einen Caterer: Zeitraum, Ort, Angebotsfrist, Briefing und der persönliche Link. Anfrage an einen Anbieter
Beispiel aus der DemoAn: catering@kuechenwerk.example.orgBetreff: Anfrage: Catering – PR-2026-01Guten Tag Küchenwerk, für das Projekt „Sommerfestival Stadtpark“ hätte ich gern ein Angebot von Ihnen für „Catering“. Voraussichtlicher Zeitraum: 18.06.2027 – 20.06.2027 Ort: Stadtpark Musterstadt Angebotsfrist: 26.02.2027 Was angefragt ist: Rund 8.000 Gäste pro Tag, drei Ausgabestellen, vegetarisch und vegan … Ihr Angebot können Sie einfach als Antwort auf diese Mail schicken oder hier hochladen – dort finden Sie auch alle Unterlagen zur Anfrage: https://…/s/•••• Wenn Sie nicht anbieten möchten, reicht ein kurzes „kein Angebot“. Viele Grüße Lea Schneider Projektleitung · Sommerfestival Stadtpark
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Angebote vergleichen
Aus „Unser Angebot: 61.880 € brutto inkl. 19 % MwSt.“ macht Upp 52.000 € netto im Angebotsvergleich. „Kein Angebot“ ist eine Absage. Den Auftrag erteilen Sie.
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Aufbautermine
Bühnenbau Nord antwortet „Passt, wir bauen wie geplant ab dem 14.06. auf.“ – der Termin steht. Am Vortag erinnert Upp, danach fragt es: erledigt?
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Nachhaken
Bleibt eine Rückmeldung aus, an der etwas hängt – ein Termin, eine Unterlage, die Antwort auf eine offene Frage –, legt Upp nach einer Woche eine Erinnerung vor, nach zwei Wochen eine Frist, und nach drei Wochen meldet es Ihnen, wer nicht reagiert. Anbieter erinnert Upp einmal drei Tage vor Ende der Angebotsfrist.
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Rechnung gegen den Auftrag
Kommt die Rechnung von Klangwerk per Mail oder über den Link, prüft Upp Summen, Steuer und Pflichtangaben und zeigt, wie viel vom Auftrag schon berechnet ist. Angebote, Aufträge und Rechnungen stehen gegen das Budget, je Etappe summiert.
Bis zur Abnahme im Blick.
Auch wenn die Leistungen laufen, zeigt Upp im Überblick, wie es steht: Termine, Geld, Aufgaben, Risiken – dazu, wer woran arbeitet, was noch offen ist und was abgenommen ist. Beim Festival genauso wie beim Messestand oder Dreh.
Wer woran arbeitet
Vor jeder Anfrage sehen Sie, ob das Briefing offen, in Arbeit oder fertig ist – mit Name und Datum. Läuft eine Leistung, ist ihr Balken bis zur roten Heute-Linie gefüllt.
Aufgaben
Was zu tun ist, steht an einem Ort – nach Handlung geordnet: entscheiden, freigeben, nachhaken, klären. Vorbehalte stehen beim Angebot, Auflagen bei der Genehmigung; zur Aufgabe werden sie, wenn sie dran sind. Jeder Beteiligte hat eine Karte: Kontakt direkt im Feld ändern, dazu alles, was mit ihm offen ist.
Abnahme, Mängel, Tagebuch
Je Leistung halten Sie fest, ob sie abgenommen ist. Mängel mit Fotos werden offene Punkte mit Zuständigem und Termin, das Tagebuch zeigt, was wann vor Ort geschah.
Sommerfestival Stadtpark
Beispielabgenommenläuft – gefüllt bis heutebeauftragt
Offene Punkte
- 1 Zu sichten 1
- 2 Abarbeiten 2
- 3 Erledigt 9
- 17Wer legt das Stromkabel zum Mischpult?aus WhatsApp · Vorschlag: Klangwerk
- 12Feuerlöscher an jeder AusgabestelleAuflage aus der Veranstaltungsgenehmigung · Küchenwerk · bis 16.06. · überfällig
- 16Mangel · Bühne Geländer an der Bühnentreppe fehltBühnenbau Nord · bis 18.06.
Bühne · Bühnenbau Nord
✓ Abgenommen mit 1 Mangel am 17.06.2027
Messe, Dreh, Eröffnung: derselbe Ablauf.
So läuft jedes Projekt, in dem viele Firmen und Dienstleister etwas liefern – nur die Leistungen heißen anders. Bei der Messe liest Upp Ihren Aufbau-Zeitplan als PDF oder Excel-Tabelle und zeigt bei einem neuen Stand, was sich verschoben hat. Beim Dreh führt es die Drehgenehmigung mit Stand und Aktenzeichen und macht aus den Auflagen im Bescheid offene Punkte. Bei einer Eröffnung fragt es Küchentechnik, Möbel und Reinigung auf den festen Tag hin an.
Für den Messeauftritt und den Werbedreh gibt es in der Demo eigene Beispiele: Messe-Beispiel · Dreh-Beispiel
Auch ein Umbau oder eine Sanierung läuft so – mit den Wörtern vom Bau (mehr dazu).
Drehgenehmigung
Beispiel- Behörde
- Ordnungsamt Musterstadt
Dreh laut Plan ab 01.02. – „Drehgenehmigung“ noch nicht erteilt.
Dieses Beispiel ausprobieren.
Sie bekommen den Zugang per Mail. In der Demo ist das Festival schon eingesetzt – ein Klick, und Upp richtet es ein. Oder Sie wählen den Messeauftritt, den Werbedreh oder beschreiben Ihr eigenes Projekt.
- In der Demo geht keine Nachricht an Firmen oder Dienstleister. Deren Antworten schreiben Sie selbst.
- In der Demo fragt Upp Termine gleich an. Im echten Projekt geschieht das frühestens sechs Wochen vor Beginn.
- Mit Ihrem echten Projekt? Pilot anfragen
Zwei Fragen
Meine Dienstleister arbeiten per WhatsApp.
Upp liest WhatsApp nicht laufend mit. Einen exportierten Chat laden Sie hoch – Upp fasst Personen, Termine, Entscheidungen und offene Punkte zusammen und liest die Anhänge.
Kann Upp Genehmigungen beantragen?
Nein. Upp schlägt übliche Genehmigungen vor, führt Stand und Fristen und warnt sechs Wochen, bevor eine Leistung ohne Genehmigung beginnen soll, und 90 Tage vor Ablauf. Beantragen und mit dem Amt sprechen bleiben bei Ihnen.