Ein Ablauf für jedes Projekt.
Festival, Messeauftritt, Dreh, Eröffnung oder Sanierung: Upp ist Ihr digitales Projektbüro. Es schreibt Anfragen, liest Angebote, hakt nach und prüft Rechnungen. Jede Mail an eine Firma geben Sie vorher frei. Auch Kleines wie eine Jobsuche führt Upp: Bewerbungen mit Stand, Fristen und Gesprächen, dazu vorbereitete Nachfragen.
- Kostenlos
- Firmen brauchen weder App noch Konto
- Anmelden ohne Passwort – mit einem Code per Mail
Alle Projekte
Beispiel- Live-EventSommerfestival Stadtpark2 brauchen SieLicht und Ton beauftragen, bevor es am 16.06. losgeht.
- MesseMessestand Halle 4Standbau beginnt am 02.03.
- DrehWerbespot MusterstadtTermin für Kameratechnik finden.
- EröffnungRestaurant MusterstadtKüchentechnik beauftragen, bevor es am 04.05. losgeht.
- BauBüroetage 3. OGTermin für Bodenbeläge finden.
Braucht Sie 2
Beispiel. In der Demo legen Sie ein Festival, einen Messeauftritt oder einen Werbedreh an – oder beschreiben Ihr eigenes Projekt.
Verschiedene Projekte. Derselbe Ablauf.
Ein Festival braucht andere Firmen als ein Messestand, ein Dreh andere als eine Eröffnung – die Schritte sind dieselben. Dafür steht der Name:
- Universal
- Für jedes Projekt mit mehreren Beteiligten – vom Festival bis zur Sanierung, und auch für Kleines wie eine Jobsuche oder Wohnungssuche.
- Process
- Ein Ablauf in sechs Schritten, vom ersten Satz bis zur geprüften Rechnung. Leistungen, Etappen und Ziel übernimmt Upp aus Ihrer Beschreibung.
- Provider
- Upp stellt den Ablauf bereit und übernimmt das Schreiben und Rechnen. Freigeben und entscheiden bleiben bei Ihnen.
- 01
Beschreiben
In eigenen Worten – oder Excel, PDF, WhatsApp-Export. Angelegt wird, wenn Sie bestätigen.
- 02
Anfragen
Mit Frist und Briefing, an mehrere Firmen zugleich.
- 03
Vergleichen
Angebote gelesen, nachgerechnet, nebeneinander.
- 04
Termine
Von der Firma bestätigt. Am Vortag erinnert Upp.
- 05
Nachhaken
Erinnerung, Frist, Meldung – bis die Antwort da ist.
- 06
Rechnung
Summen, Steuer und Pflichtangaben gegen den Auftrag.
- Ziel
Fertig
Festival, Messebeginn, Drehschluss, Eröffnung, Einzug.
Jeder Schritt im Detail
Am Beispiel des Festivals aus der Demo – bei jedem anderen Projekt sind die Schritte dieselben.
01Projekt beschreiben
Schreiben Sie in ein paar Sätzen, was ansteht – oder laden Sie hoch, was schon da ist: Zeitplan, Angebote oder Budgetliste als PDF oder Excel-Tabelle, einen exportierten WhatsApp-Chat oder alles zusammen als ZIP. So steigen Sie auch mitten im Projekt ein. Upp erkennt Leistungen, Termine, Budget, Beteiligte und übliche Genehmigungen, stellt höchstens vier Rückfragen und zeigt Ihnen alles zur Prüfung. Angelegt wird erst, wenn Sie bestätigen. Ohne eigenen Zeitplan legt Upp einen Zeitplan mit Richtwerten an.
02Anfragen in einem Zug
Sie wählen die Anbieter, Upp schreibt die Anfragen: mit Leistung, Zeitraum, Ort, Frist, Ihrem Briefing und einem persönlichen Link für jede Firma. Jede Anfrage liegt zuerst als Entwurf bei Ihnen.
03Angebote, nachgerechnet
Angebote kommen als Antwort oder über den Link. Upp liest Summe, netto oder brutto und Steuersatz, rechnet nach, prüft die Bindefrist und die Abweichung zu den anderen Angeboten. Vorbehalte werden offene Punkte. „Kein Angebot“ versteht Upp als Absage. Den Auftrag erteilen Sie.
04Termine, die bestätigt sind
Ist eine Firma beauftragt und die Arbeit davor fertig, fragt Upp den Termin an – im echten Projekt frühestens sechs Wochen vor Beginn. Steht der Beginn im Plan, genügt ein „passt“. Am Vortag erinnert Upp, danach fragt es: erledigt?
05Nachhaken, ohne daran zu denken
Fehlt eine Unterlage, ein Termin oder eine Rückmeldung, an der etwas hängt, legt Upp nach einer Woche eine Erinnerung vor, nach zwei Wochen eine Frist, und nach drei Wochen meldet es Ihnen, wer nicht reagiert. Anbieter erinnert Upp einmal drei Tage vor Ende der Angebotsfrist. Upp hakt nur werktags zwischen 7 und 19 Uhr nach. Kommt das Fehlende, hört Upp von selbst auf.
06Rechnungen gegen den Auftrag
Kommt eine Rechnung per Mail oder über den Link der Firma, prüft Upp Summen und Steuer, die Pflichtangaben und doppelte Rechnungen und zeigt, wie viel vom Auftrag schon berechnet ist. Sie geben zur Zahlung frei oder stellen auf „klären“.
Für jedes Projekt – groß oder klein.
Upp übernimmt Leistungen, Etappen und Ziel aus Ihrer Beschreibung und schreibt in den Worten Ihres Projekts.
Live-Events & Festivals
Bühne, Technik, Catering, Security: Anfragen mit Briefing, Fristen wie „Beauftragung Catering bis …“ und eine Warnung, wenn eine Leistung vor der Veranstaltungsgenehmigung beginnen soll.
Ein Festival von Anfang bis Ende →Messeauftritte
Standbau, Grafik, Technik, Logistik: Kommt ein neuer Zeitplan als PDF oder Excel-Tabelle, zeigt Upp, was sich verschoben hat, und schreibt die betroffenen Firmen auf Wunsch an.
Messe-Beispiel ausprobieren →Film- & Werbeproduktionen
Kameraverleih, Licht, Location, Catering am Set: schriftliche Terminzusagen und die Drehgenehmigung mit Aktenzeichen – Auflagen werden offene Punkte.
Dreh-Beispiel ausprobieren →Eröffnungen (Hotel, Restaurant, Filiale)
Küchentechnik, Ladenbau, Möbel und Reinigung auf einen festen Tag hin: Termine anfragen, am Vortag erinnern, Rechnungen gegen den Auftrag prüfen.
In der Demo beschreiben →Bau & Sanierung
Umbau, Sanierung oder Neubau mit den Wörtern vom Bau: Ausschreibung an mehrere Bieter, Angebote auch als GAEB-Datei, ein Bauzeitenplan mit Richtwerten, wenn noch keiner da ist.
Mehr zu Bau und Sanierung →Auch fürs Kleine
Jobsuche, Wohnungssuche, Studien- oder Kitaplatz: Hier bewerben Sie sich selbst, und die anderen entscheiden. Upp führt jede Bewerbung mit ihrem Stand, sammelt Gesprächstermine, legt nach 14 Tagen ohne Antwort eine Nachfrage vor – Sie senden sie selbst, mit verbundenem Postfach nach Ihrer Freigabe – und stellt am Ende die Angebote nebeneinander. Ihre Bewerbungen schicken Sie selbst, von Ihrer Adresse – nicht Upp.
Ihr Projekt fehlt? Beschreiben Sie es in der Demo in eigenen Worten – Upp zeigt vor dem Anlegen, welche Leistungen es erkannt hat. Eigenes Projekt beschreiben →
Upp schreibt. Sie entscheiden.
Zu Beginn ist jede Nachricht an eine Firma ein Entwurf – auch jede Erinnerung. Sie lesen ihn, ändern den Text, geben ihn frei oder verwerfen ihn.
- Mails an Firmen nur aus festen VorlagenNie mit frei formulierten Sätzen. Warten Entwürfe, bekommen Sie eine Mail.
- Sicheres trägt Upp ein, Unsicheres legt es vorEine Unterlage, ein bestätigter Termin, ein „fertig“ – alles andere entscheiden Sie.
- Wer prüft und wer entscheidet, legen Sie festMit Name und Zeit im Verlauf. Einladungen senden Sie mit einem Klick erneut.
Postausgang
EntwurfBeispielGuten Tag Bühnenbau Nord, beim Projekt „Sommerfestival Stadtpark“ ist „Bühne“ laut Zeitplan ab dem 14.06.2027 geplant. Passt das bei Ihnen? Eine kurze Antwort genügt – auch, wenn Sie ein anderes Datum brauchen. Beides geht auch hier: https://…/s/•••• Viele Grüße Lea Schneider Projektleitung · Sommerfestival Stadtpark
Wie steht das Projekt? Die Antwort steht oben.
Öffnen Sie ein Projekt, steht ganz oben, wie es steht: die Strecke bis zum Ziel, vier Signale – Termine, Geld, Aufgaben, Risiken –, wer gerade dran ist und was in den nächsten vier Wochen kommt. Ein Klick führt dorthin, wo es weitergeht.
Sommerfestival Stadtpark
Beispiel aus der DemoStand heute, 25.05. · Etappe 1 von 4
Licht und Ton beauftragen, bevor es am 16.06. losgeht.
- Beauftragungenläuft (jetzt)
- Aufbauab 14.06.
- Festivalab 18.06.
- Nachbereitungab 21.06.
Wer ist dran?
Sie 2
Bei Dienstleistern 0
Gerade liegt nichts bei Dienstleistern.
Was kommt als Nächstes?
die nächsten 4 Wochen
Jede Angabe zeigt, woher sie kommt: „von Upp erkannt – bitte prüfen“, „aus dem Anschreiben – bitte prüfen“ oder „Richtwert“. Führen Sie mehrere Projekte, steht das dringendste oben. Bis zur Abnahme im Blick →
Licht und Ton – Angebotsvergleich
Beispiel aus der DemoRechnung Klangwerk · Nr. 2027-118
Beispiel- Pflichtangabe fehlt (§ 14 UStG): Leistungszeitraum.
- Mit dieser Rechnung sind 41.200,00 € netto berechnet – 7 % über dem Auftrag (38.500,00 €).
- Kein Zahlungsziel angegeben.
Was über dem Auftrag liegt, sehen Sie vor der Zahlung.
Angebote
Summen und Teilsummen, Bindefrist und Abweichung zu den anderen Angeboten – netto und brutto nebeneinander.
Rechnungen
Netto plus Steuer gleich Brutto, Pflichtangaben nach § 14 UStG, doppelte Rechnungen und der Stand gegen den Auftrag. Sie geben frei oder stellen auf „klären“.
Kosten je Leistung
Schätzung, Angebot, Bestätigt, Abgerechnet und Prognose gegen das Budget. Eine Budgetliste als PDF oder Excel-Tabelle wird zur Schätzung je Leistung.
Upp überweist nichts und ersetzt keine Buchhaltung. „Zur Zahlung freigeben“ ist ein Vermerk für Sie und Ihr Team.
Ihre Firmen müssen nichts installieren.
Ob Caterer, Standbauer oder Kameraverleih: Sie bekommen eine normale Mail und antworten wie immer. Wer mehr will, öffnet seinen Link.
- Ihr Auftrag, Ihre Termine, Ihre nächste AufgabeÜber den persönlichen Link, ohne Anmeldung: Termin eintragen, erledigt melden, Unterlagen hochladen, Fragen beantworten.
- Ein Assistent beantwortet Fragen zum StandNur aus dem Projektstand. Ist er unsicher, geht die Frage an Sie.
- Jeder sieht nur das EigeneAnbieter sehen nur ihre eigene Anfrage. Preise gibt Upp nicht an andere Firmen weiter.
Sommerfestival Stadtpark
- Beauftragungen (jetzt)
- Aufbau
- Festival
- Nachbereitung
So sieht es die Firma · Beispiel aus der Demo
Probieren Sie es aus.
Upp richtet ein Beispiel ein – oder Ihr eigenes Projekt –, und Sie spielen die Firmen und Dienstleister. Ein Rundgang in fünf Schritten zeigt, wo Sie klicken.
- Festival, Messeauftritt oder Werbedreh einsetzen – oder Ihr Projekt beschreiben
- Entwürfe lesen, ändern und freigeben
- An Stelle der Firma antworten und sehen, was Upp daraus macht
- Zwei Angebote vergleichen und eines beauftragen
Gut zu wissen
- In der Demo geht keine Nachricht an Firmen. Deren Antworten schreiben Sie selbst.
- Das Einrichten liest Ihre Beschreibung mit KI und dauert etwa eine halbe Minute.
- In der Demo fragt Upp Termine gleich an, im echten Projekt frühestens sechs Wochen vor Beginn. Erinnerungen und Fristen laufen über Tage. Mails weiterleiten geht erst im Pilot.
- Bitte keine vertraulichen Unterlagen: Die Betreuer der Demo sehen alle Demo-Projekte. Ihren Zugang mit allen Projekten löschen wir auf Wunsch.
Mit Ihrem echten Projekt.
Upp ist in der Testphase. Im Pilot richten wir Upp mit Ihnen für ein laufendes oder geplantes Projekt ein – mit Ihren Firmen und Dienstleistern, Ihren Unterlagen und Ihrem Postfach als Absender für Weiterleitungen. Den Preis legen wir im Pilot gemeinsam fest.
Wünsche direkt aus der App. Was Ihnen fehlt, schicken Sie über „Feedback & Wünsche“ unten in der Seitenleiste – wir sehen dazu die Seite, auf der es Ihnen auffiel.
Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Den Link zur Demo bekommen Sie gleich mit.
Schon Kunde? Zum Kundenzugang → · Demo schon ausprobiert? Zur Demo-Anmeldung →
Häufige Fragen
Was Upp kann, was nicht, und was es kostet.
Passt Upp zu meinem Projekt?
Wenn mehrere Firmen oder Dienstleister etwas liefern und Sie Angebote, Termine und Rechnungen im Blick behalten müssen: ja – ob Festival, Messestand, Dreh, Eröffnung oder Umbau. Upp spricht Deutsch und rechnet mit deutscher Umsatzsteuer. Offene Punkte führt es mit Zuständigen und Terminen; Verträge oder Zahlungen übernimmt es nicht.
Was macht Upp – und was bleibt bei mir?
Warum nicht einfach Mail und WhatsApp?
Die meisten Projekte mit mehreren Firmen laufen heute über Mail und WhatsApp – oder über eine Projekt-App, die jemand pflegen muss. Mail, WhatsApp und Tabellen halten fest, was gesagt wurde. Nachfassen tut keines davon.
Müssen meine Firmen etwas installieren?
Nein. Sie bekommen Mails und antworten wie gewohnt. Über ihren Link sehen sie ohne Anmeldung Auftrag, Termine und Aufgaben.
Liest Upp mein Postfach oder WhatsApp mit?
Nein. Upp liest Antworten auf seine eigenen Nachrichten und das, was Sie an Upp weiterleiten – bei einer weitergeleiteten Mail erkennt es den ursprünglichen Absender. Einen WhatsApp-Chat können Sie als Export hochladen.
Schreibt Upp ohne mich an Firmen?
Nein. Zu Beginn liegt jede Nachricht als Entwurf bei Ihnen, auch jede Erinnerung. Wenn Sie so weit sind, stellen wir gemeinsam um.
Was, wenn Upp etwas falsch versteht?
Unsicheres legt Upp Ihnen vor, statt es einzutragen. Erkanntes ist mit „bitte prüfen“ markiert, und vor dem Anlegen korrigieren Sie alles auf einer Seite. Ist die KI gestört, legt Upp alles vor, statt zu raten.
Was macht Upp heute nicht?
- Upp liest Ihr Postfach nicht mit. Es sieht Antworten auf seine eigenen Mails und das, was Sie an Upp weiterleiten.
- WhatsApp liest Upp nicht laufend mit – einen Chat laden Sie als Export hoch.
- Keine Planansicht: Pläne und Zeichnungen legt Upp nur ab.
- Keine Verträge, keine Signatur, keine Zahlungen.
- Keine Anträge bei Behörden. Welche Genehmigungen üblich sind, schlägt Upp vor – prüfen müssen Sie selbst.
- Kein Kalender-Abgleich, keine SMS, keine App: Upp arbeitet per Mail und im Browser.
- Upp spricht Deutsch und rechnet mit deutscher Umsatzsteuer.
Welche Unterlagen liest Upp?
PDF, Fotos (JPG, PNG, WebP), Text, Tabellen aus Excel (.xlsx, auch .ods und .csv) – Zeitpläne mit farbigen Balken eingeschlossen –, ZIP-Archive und WhatsApp-Exporte. Word bitte als PDF speichern, alte Excel-Dateien (.xls) als .xlsx. iPhone-Fotos im HEIC-Format liest Upp noch nicht. Was Upp bei Bauprojekten zusätzlich liest, steht in der Frage zu Bau und Sanierung.
Ich habe keinen Zeitplan.
Dann legt Upp einen Zeitplan mit Richtwerten an. Einen eigenen Zeitplan laden Sie jederzeit nach, und Upp zeigt, was sich dadurch verschiebt.
Funktioniert Upp auch für Bau und Sanierung?
Ja – mit demselben Ablauf und den Wörtern vom Bau: Gewerk statt Leistung, Vergabe statt Beauftragung, Bieter statt Anbieter, Preisspiegel statt Angebotsvergleich, Zuschlag statt Auftrag. Angebote liest Upp auch als GAEB-Datei (X81 bis X89), ohne KI und mit exakten Summen je Position; mit LV oder GAEB gibt es einen Preisspiegel je Position. Ohne Bauzeitenplan legt Upp einen mit Richtwerten an, beim Neubau mit den üblichen Gewerken. Eine Kostenberechnung nach DIN 276 wird zur Schätzung je Gewerk, und die Baugenehmigung führt Upp mit ihren Auflagen wie jede andere Genehmigung. Ein LV als Excel-Tabelle liest Upp wie ein PDF; GAEB 90 (.d8x) bitte als GAEB-XML oder PDF. Abnahme, Mängel mit Fotos und das Bautagebuch führt Upp je Gewerk.
Wo liegen meine Daten, und welche KI nutzt Upp?
Ihre Projekte liegen auf dem Server von Upp und werden täglich gesichert. Zum Lesen von Beschreibungen, Nachrichten und Dokumenten nutzt Upp zwei KI-Dienste: Claude von Anthropic (USA) und Jev von TypeSafe. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Was kostet Upp?
Upp ist in der Testphase. Den Preis legen wir im Pilot gemeinsam mit Ihnen fest. Für Firmen und Dienstleister, die Sie einbinden, kostet Upp nichts.
Demo oder Pilot – was ist der Unterschied?
In der Demo spielen Sie die Firmen selbst, und nichts geht raus. Im Pilot richten wir Upp mit Ihnen für ein echtes Projekt ein. Pilot anfragen →